PEJABAT DAERAH DAN TANAH LARUT & MATANGDaerah Larut dan Matang34000 Taiping, Perak.
Emran,
Sila gunakan ruangan ini untuk melaporkan apa sahaja aktiviti praktikum anda termasuk soal-jawab dengan saya. Setiap kali anda melawati blog ini,sila buat catatan yang mungkin berguna sebagai catatan Buku Log nanti. Penilaian praktikum juga termasuk sejauhmanakah anda memberi laporan kepada saya dalam laman blog ini. Anda disyorkan menulis sebanyak mungkin catatan dan tiada halangan sekiranya anda menulis di sini setiap hari. Contohnya pengalaman melapor diri di hari pertama praktikum .Jika anda mempunyai gambar semasa praktikum, sila emailkan kepada saya untuk dikongsi bersama dengan rakan yang lain.Sila buat catatan dengan click 'comments'.
43 comments:
testing 123
Asalammualaikum. sy Emran student yg sedang menjalani latihan praktikal di Pejabat Daerah dan Tanah, Larut Matang, Taiping yang sedang dicari oleh prof. Oleh itu operasi mencari Emran telah berjaya. Sy meminta maaf, maaf n maaf bebanyak disebabkan lewat melaporkan diri.
Untuk pengetahuan prof, tempoh perjalanan praktikal sy bermula 16 Jun 2008 – 16 Okt 2008. Sy telah melaporkan diri di jabatan ini pada 16/Jun/2008. Ini disebabkan kelewatan pihak UIL menempatkan sy. “Mula Lambat Habis Lambat”.
Selepas mengetahui blog ini, sy akan sentiasa setia bersamanye sehinggalah tamat praktikum dan sy akan sentiasa berhubung dengan prof. Diharap prof dapat memberi tunjuk ajar kepada saya selepas ini.
Sekali lagi sy meminta maaf di atas kesalahan saya.
selama seminggu di sini hasil daripada maklumat yang sy perolehi, sy berkeinginan untuk membuat tajuk berkaitan dengan "Rancangan Perkampungan Tersusun" harap prof dpt memberi komen...
Jangan cadang tajuk lagi. Mula-mula tulis cerita dulu selama seminggu itu, lepas tu terus bercerita sehinggalah dapat tajuk. Jangan lupa tulisan pertama ialah latarbelakang organisasi. Harap baca macam mana rakan lain menulis. Juga baca soalan yang pernah ditanya oleh rakan yang lain serta jawapan yg saya beri. Saya tak akan mengulang jawapan yg pernah ditanya oleh rakan lain.
16 Jun 2008 (Isnin)
Saya melaporkan diri di Pejabat Tanah dan Daerah Larut Matang dan Selama, Taiping pada jam9.00am. Tn Syed Mahadi bin Syed Ismail selaku penyelia yang memegang jawatan sebagai Penolong Pegawai Tadbir Kanan, Bahagian Pentadbiran dan Kewangan pada pagi itu tidak berada di pejabat dan sy telah melaporkan diri kepada staf yang bernama Pn Rosnah Pembantu Tadbir Bahagian Kewangan.
Sementara menunggu penyelia sy pulang ke pejabat, sy telah diperkenalkan dengan staf-staf dan juga rakan-rakan Praktikal yang terdiri daripada pelajar USM,UITM, dan juga terdapat seorang pelajar UUM. Terdapat seramai 7 orang rakan praktikal saya di sini.
Kerja pertama yang saya telah lalukan adalah membantu rakan-rakan praktikal menyusun dan mengemas dokumen-dokumen berkaitan dengan permohonan lesen hiburan.
Selepas waktu rehat, pada jam 3.00pm sy telah berjumpa dengan penyelia saya iaitu Tn Syed Mahadi. Tn Syed telah memberi maklumat berkaitan dengan latar belakang jabatan dan juga turut memberi nasihat-nasihat yg berguna untuk saya gunakan di sini. Sy telah ditempatkan di Bahagian Pentadbiran dan Kewangan. Pada pukul 5.00pm waktu kerja habis dan saya pulang terus ke rumah.
17 Julai 2008 (Selasa)
Bahgian Pentadbiran dan Kewangan
Tugasan
- Masuk kerja pada jam 7.30am. Saya telah berjumpa dengan Pn Zarina iaitu kerani kaunter untuk membuat thumbprint. Thumbprint ini merupakan satu teknologi yang digunakan untuk merekod kehadiran pekerja.
- dipinjamkan ke Unit Pembangunan Luar Bandar (PLB) untuk membantu mereka menguruskan dokumen berkaitan dengan Pilihanraya Ketua-ketua Kampong. Ini kerana disebabkan kerajaan baru, ketua-ketua kampung dipilih melalui pihanraya.
18 Jun 2008 (Rabu)
Bahgian Pentadbiran dan Kewangan
Tugasan
- masuk kerja jam 7.45am.
- mengkelaskan dokumen-dokumen ke
dalam rak untuk mudah dicari.
Dokumen-dokumen itu seperti surat
menyurat, kenaikan pangkat, gaji,
pelbagai aktiviti, bersara, dll.
- Selepas waktu rehat sy telah
dipinjamkan ke PLB sekali lagi
untuk membantu mereka menguruskan
persiapan barang2 untuk hari
mengundi.
19 Jun 2008 (Khamis)
Bahgian Pentadbiran dan Kewangan
- Masuk kerja jam 7.45 pagi.
- saya dan rakan-rakan praktikal diarahkan untuk menyusun dokumen-dokumen berkaitan dengan permohonan lesen hiburan awam.( Funfair, persembahan kebudayaan Cina, karaoke, Ekspo Perdagangan dan lain-lain lagi)
Dokumen ini dikehendaki diasingkan mengikut tahun dan dimasukkan ke dalam kotak. Senarai dokumen ini akan dihantar ke Arkib Negara bagi tujuan pelupusan.
Ilmu yang saya dapat hari ini adalah sesuatu persembahan awam yang hendak dijalankan haruslah mendapatkan dahulu lesen. Saya mendapat tahu sesuatu persembahan daripada artis haruslah mendapatkan kebenaran dahulu dan mempunyai lesen. kecuali jika persembahan diadakan di kenduri kahwin dan artis itu merupakan saudara mara.
20 Jun 2008 Jumaat
Bahgian Pentadbiran dan Kewangan, Bilik Gerakan dan Bahgian Pembangunan Luar Bandar (PLB)
Pada jam 9.00 a.m saya terlibat dalam mesyuarat untuk pemilihan ketua-ketua kampung. Mesyuarat membincangkan cara-cara bertugas serta peranan setiap petugas yang akan bertugas di setiap kawasan pilihanraya. Selepas tamat mesyuarat jamuan makan disediakan.
- Selepas itu, saya dan rakan-rakan praktikal memasukkan nama dokumen serta mengemaskini fail-fail berkaitan lesen minuman yang memabukkan.
- Pada jam 4.00pm, sy ke bilik gerakan bagi membantu staf di PLB mengecop pengesahan kertas-kertas undi.
22 Jun 2008 (Ahad)
Kg Sungai Lidin, Taiping
Pilihan Raya Ketua Kampung.
Hari ini merupakan hari Ahad iaitu hari pilihanraya Ketua-ketua Kampung. Saya ditugaskan sebagai kerani daftar. Pengundian bermula pada jam 8.00am sehingga 5.00pm. Sy telah bertugas di Kg Sungai Lidin. Kg ini terdapat dua orang calon yang bertanding. Manakala jumlah pengundi yang berdaftar seramai 250 orang. Petugas yang ditugaskan seramai empat orang iaitu Pn Aisyah sebagai ketua petugas, Pn Sariah, En. Zakaria dan saya En. Emran sebagai kerani daftar. Proses pengiraan undi tamat pada jam 5.00pm.
23 Jun 2008 (Isnin)
Bahagian Pentadbiran Dan Kewangan
- Hr ini staf bahagian Pentadbiran dan Kewangan mengadakan jamuan makan untuk meraikan enam pelajar praktikal tamat menjalani latihan Praktikum tetapi Tn Syed hari ini tidak ada untuk meraikan bersama.
- Hari ini pejabat tidak berapa sibuk. Dan kami tidak mendapat tugas untuk dilakukan dan sy telah mengambil kesempatan ini untuk berbual dengan staf disini bg mendapatkan maklumat pejabat.
- Sy telah berjumpa dengan Pn Rosnah Pembantu Tadbir Bahagian Kewanagn untuk meminta buku Laporan Tahunan Jabatan.
- Kerja xde boring terasa. Sy telah mencari kerja. Sy telah membantu En Rosli menaip nama-nama peserta untuk sukan-sukan jabatan.
24 Jun 2008 (Selasa)
Bahgaian Pentadbiran dan Kewangan
- Masuk kerja jam 7.50am.
- Hari ini tidak banyak kerja dilakukan, dan sy mengambil kesempatan mencari maklumat berkaitan dengan pejabat untuk dimasukkan ke dalam report praktikum.
- Selepas itu, sy dan rakan praktikal yang lain merancang sesuatu kerja untuk mengemas dan menyusun buku serta laporan-laporan yang terdapat di rak bahan bacaan.
25 Jun 2008 (Rabu)
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- Pagi ini saya masuk kerja seperti biasa pada jam 7.45 am.
- Sy menyambung menyusun kembali buku-buku serta laporan-laporan. Laporan-laporan pembangunan dan majalh-majalah lama diasingkan dengan yang baru.
- Selepas waktu rehat jam 1.00am, sy bersama rakan praktikal mengedarkan borang jawatan kosong SPA Perak.
- Pada waktu petang, sy membantu Pn Rohana (Pembantu Tadbir Rekod dan Stor) membantu mengemaskan stor yang penuh dengan barang-barang seperti kertas A4, peralatan-peralatan pejabat dan sebagainya. Stor penyimpanan barang ini disusun dengan teratur bagi memudahkan pencarian barang yang diperlukan nanti.
26 Jun 2008
Bulit Larut, Taiping
Hari ini pada jam 9.30 am sy dan rakan-rakan praktikal dibenarkan oleh Tn. Syed Mahadi untuk melawat Bukit Larut yang setinggi lebih kurang 1050 m dari paras laut. Seramai 9 orang termasuk En. Rasyid dan Pn Rohana turut bersama kami untuk ke sana. Kami menaiki 2 buah jip untuk ke puncak. Perjalanan untuk ke puncak sungguh mencabar disebabkan jalan yang sempit dan berbengkang bengkok. Namun kami selamat tiba di puncak dimana terletaknya pencawang pemancar televisyen dan radio. suasana diatas berkabus dan sejuk. Kami dibenarkan untuk melihat sendiri peralatan-peralatan yang terdapat di sana. Selepas itu, kami dibawa melihat projek tanaman strawbery dan epal. Kami sempat merasa keenakan strawberi yang ditanam. Selepas itu kami dibawa melihat penanaman bunga. Kami turun pada pukul 12.30pm. kemudian kami balik ke pejabat seperti biasa.
Komen
- Jalan untuk ke puncak sunggguh junam dan berbengkang bengkok. daripada maklumat yang diperolehi dari pemandu pelancong, pekerja yang membuat jalan untuk ke puncak adalah diimport dari India. mereka tidak diberikan gaji tetapi hanya diberikan makan yang cukup dan arak. disebabkan minum arak yang berlebihan dan dalam keadaan mabuk mereka membina jalan secara berbengkang bengkok.
- Buah strawberi yang ditanam disini rasanya sama seperti di cameron.
- Terdapat beberapa rumah usang yang tidak dijaga dan pemandu pelancong menceritakan serba sedikit cerita tentang rumah tersebut dan sungguh menakutkan.
- Pengalaman sungguh menyeronokkan berada diatas walaupun tidak banyak kemudahan yang disediakan. pihak yang terlibat haruslah menjadikan bukit larut sebagi tempat percutian yang lebih menarik.
27 Jun 2008 (Jumaat)
Bahgian Pentadbiran dan Kewangan
- Pada hari ini, saya masuk kerja seperti biasa iaitu pada pukul 8.00am.
- Saya membantu Haji Musanib iaitu Penghulu Mukim Taiping dan merangkap ketua penghulu bagi daerah Taiping dan Larut Matang menaip senarai nama jawatankuasa-jawatankuasa masjid bagi Mukim Taiping.
30 Jun 2008 (Isnin)
Minggu 3
Unit Pentadbiran dan Kewangan
Hari ini saya menyambung membuat senarai nama jawatankuasa-jawatankuasa masjid yang tidak dapat diselesaikan pada hari Jumaat.
1 Julai 2008 (Selasa)
PLB, Pentadbiran dan Kewangan
- Pada hari ini bahgia Pembangunan Luar Bandar mengadakan jamuan makan. Saya dan rakan praktikal yang lain dijemput makan bersama staf-staf di PLB.
- Pada waktu petang, penyelia saya iaitu Tn Syed Mahadi Bin Syed Ismail berkongsi cerita dengan kami serta memberikan serba sikit nasihat berkaitan cara untuk temuduga mencari kerja, cerita dan maklumat berkaitan jawatan-jawatan di Pejabat Daerah dan Tanah Larut matang dan Selama.
- Membantu Pn Rohana mencari dokumen telefon bimbit di dalam fail aset Modal. saya dan Pn Rohana mengambil masa yang lama untuk mencari fail berkenaan.
2 Julai 2008 (Rabu)
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
Pada hari ini saya mendapatkan sedikit maklumat dan pandangan daripada En Suhaimi (Penolong pegawai daerah) berkaitan dengan laporan praktikal, iaitu mengenai “Inovasi Pengurusan”. Saya mendapat sedikit maklumat mengenai e-government. Beliau turut menceritakan berkaitan e-benar dan juga speaks. Menurut beliau, kedua-dua ini merupakan inovasi pengurusan. Beliau turut berkongsi pengalaman dengan kami semasa beliau menuntut di UIA yang mengambil kursus pengajian sejarah.
Emran,
Laporan pertama LULUS dgn dimasukkan senarai rujukan di akhir bab. Teruskan menulis pusingan kedua. Baca semula apa yg perlu dibuat dalam bulan Julai 2008 yg dimuatkan dalam blog ini
3 Julai 2008
Casuarina Inn, Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- Menyediakan kelengkapan barang-barang kelengkapan VIP. Sy mengikut staf disini menghantar kelengkapan bilik ke sebuah hotel Casuarina Inn.
- Hari ini juga, saya dan rakan praktikal turut berkongsi maklumat dan membincangkan isu-isu semasa bersama Penghulu Mukim Taiping (Hj. Musanib Bin Hj. Ahmad) dan ada bersama En. Yasin iaitu staf di sini.
4 Julai 2008 (Jumaat)
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
Hari ini saya hanya membantu Pn Rohana mengemaskini fail-fail dengan memasukkan bil dokumen, perkara dan tarikh masuk dan tarik keluar dokumen.
7 Julai 2008 (Isnin)
Minggu ke empat,
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- Mengemaskini buku-buku servis
- merekodkan perjanjian persaraan pekerja
– pada sebelah petang saya dan penghulu Rahim berbincang mengenai ceramah motivasi yang akan diceramahkan oleh beliau kepada pelajar di sebuah sekolah. Saya membantunya membuat power point.
8 Julai 2008 (Selasa)
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- menyambung mengemaskini buku servis.
- Selepas waktu makan menyambung kerja penghulu yang tidak dapat disiapkan semalam sehingga ke petang.
9 Julai 2008 (Rabu)
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- Hari ini disebelah pagi, saya membantu Pn Rohana mencari fail-fail berkaitan aktiviti warisan kesenian negeri
- mengemaskini fail-fail serta merekodkan dokumen yang baru masuk
- sebelah petang membantu Penghulu Rahim mengedit power point.
10 Julai 2008 (Khamis)
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- menyambung membantu Penghulu Rahim menambah ayat-ayat serta maklumat ke dalam ceramah yang akan dibuatnya
- di sebelah petang saya bersama rakan praktikal merekodkan fail yang terdiri daripada fail mesyuarat tahunan.
11 Julai 2008 (Jumaat)
SUK Negeri Perak, Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- pada jam 8.00am, saya mengikuti kakitangan di sini untuk menghadiri Anugerah Perkhidmatan cemerlang yang diadakan di pejabat SUK negeri Perak.
- Merekodkan nama dan no lessen berkaitan lessen borong dan lessen runcit ke dalam buku rekod perlesenan.
- Sebelah petang membantu Pn Aida fotokopi dokumen-dokumen berkaitan perlesenan.
14 Julai 2008
Minggu ke lima: Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- Menyusun fail ke tempat asal mengikut abjad dan tahun.
Mengupdate fail-fail
- Membantu penghulu rahim menaip nama-nama mangsa banjir Kilat untuk mendapat tuntutan kerosakan
- Kemasukan pelajar praktikal dan berkenalan dengan mereka . seramai 6 orang pelajar iaitu Ain, tasya, Ika, Ema, Iza, Linda. Mereka merupakan pelajar politeknik.
- Pada waktu petang, mencari maklumat untuk report praktikum – temubual bersama Pn Zarina iaitu kakitangan yang menjaga kaunter Hasil bagi Perumahan Awam.
15 Julai 2008 (Selasa)
PLB, Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- Susun borang (Borang laporan pemeriksaan kerani tuak untuk dikepilkan
- Sebelah petang sy dan rakan praktikal Norhayati telah ke PLB untuk membantu menyediakan borang maklumat untuk perlantikan ketua kampong dan memasukkannya ke dalam fail untuk diberikan kepada ketua-ketua kampong daerah larut matang dan selama sempena majls perlantikan ketua-ketua kampong bagi sesi 2008.
16 Julai 2008 (Rabu)
Kaunter pendaftaran,Restoran Taiping Utara, Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- Pada sebelah pagi saya telah bertugas di kaunter pendaftaran ketua-ketua kampung untuk mencatatkan kehadiran ketua kampung. Sya bertugas menjaga kaunter bagi mukim Taiping dan mukim Trong.
- Pendaftaran ketua kampung bermula pada jam 9.30 am hingga jam 1030 am. Manakala majlis perlantikan ketua kampung bermula dari jam 10.30 am hingga 12.00 tengah hari.
- Sebelah tengah hai pula sya telah menghadiri Jamuan perpisahan sempena persaraan seseorang staf di bahagian Pentadbiran iaitu Pn Azizah yang berkhidmat semenjak tahun 1981 di pejabat ini. Majlis itu telah diadakan di restoran taiping Utara
- Sebelah petang sy mendapat tugasan untuk merekodkan perjanjia persaraan di dalam buku servis pekerja.
17 Julai 2008 (Khamis)
- Sebelah pagi tiada kerja untuk dilakukan. Hanya berbual dengan penghulu mukim taiping (Hj. Musanib) dan rakan praktikal yang lain mengenai Isu Anwar Ibrahim.
- Sebelah petang penghulu Rahim iaitu Penghulu batu kurau belanja makan disebabkan sy banyak membantu beliau.
- Membantu penghulu mencari maklumat PTPTN di laman Web.
- Menaip laporan Praktikum
18 Julai 2008 (Jumaat)
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- Jam 8.30am mendengar ceramah agama bersama staf-staf dan rakan praktikal.
- Membantu Penghulu mengedit surat pemberitahuan kejadian banjir.
- menaip laporan praktikum ke dalam blog.
- Mencari maklumat dan membuat temubual bersama staf-staf disini berkaitan permasalahan yang wujud dalam pengurusan pejabat.
- Balik seperti biasa pada jam 5.00pm
Kepada kawan-kawan.sekarang sy tiada keje dan ingin berkongsi mengenai kriteria2 penilaian untuk mengiktiraf sesuatu perubahan sebagai inovasi. maklumat ini sy dapat dr garis panduan permohonan anugerah inovasi perkhidmatan awam peringkat negeri perak yang diambil dari penyimpanan fail2 pejabat.
kriteria2 yang akan digunakan dalam penilaian faedah-faedah hasil sesuatu perubahan atau inovasi itu adalah seperti berikut:
1) Pengurangan Kos Operasi
aspek yang akan dinilai di bawah kriteria ini ialah setakat mana pelaksanaan sesuatu perubahan atau inovasi itu telah mengurangkan kos operasi jabatan negeri/persekutuan, badan berkanun dan pihak berkuasa tempatan berkenaan.
2) Penjimatan Masa
dibawah kriteria ini akan dinilai setakat mana sesuatu perubahan telah menjimatkan masa menjalankan sesuatu urusan.
3) Peningkatan Hasil Kerja
di bawah kriteria ini akan dinilai setakat mana pelaksanaan sesuatu perubahan telah meningkatkan hasil kerja.
4) Peningkatan Dalam tThap Kepuasan Hati Pelanggan
aspek yang akan dinilai dibawah kriteria ini ialah setakat mana sesuatu perubahan itu telah meningkatkan kepuasan hati pelanggan.
Kriteria2 ini akan digunakan dalam penilaian sesuatu penganugerahan inovasi perkhidmatan awam.
TAHNIAH EMRAN,
Semua pelajar, sila jadikan kriteria ini sebagai asas rujukan utama.Cari sumber asal dan jadikan sebagai sebahagian LITERATURE REVIEW dalam laporan praktikum.
Jika ada, elok EMRAN hurai lebih lanjut lagi...
Prof,
"Pengurusan fail", tajuk ini tidak menarik seperti yang diperkatakan oleh prof, namun sy ingin berkongsi mengenainya.
Selama berada disini saya dan kawan-kawan kerap kali diarahkan untuk mencari fail. Baru sekejap td En. Rosli (kerani kaunter) diarahkan oleh Tuan Syed (Penyelia sy) mencari fail berkaitan dengan PLKN. Sebab Pn Rohana yang bertugas mencari fail sedang bercuti. Tugas mencari itu telah ditugaskan kepada sy dn rakan disebabkan kami sudah arif dengan fail. Sy bertanya kepada En. Rosli fail tu nama PLKN atau ada nama lain. dia memberitahu fail itu bernama PLKN sahaja. kami mencari fail tersebut di rak yang bertanda "P" untuk nama fail yang bermula dengan nama huruf "P", tp fail tu xda dlm rak tersebut. jd kami terpaksa dengan tidak rela mencari di semua rak.
Kami terjumpanya di dalam rak fail yang bertanda "M" lebih kurang 15 minit kemudian dengan tajuk fail tersebut "Mesyuarat Penyelarasan Modul Khidmat Komuniti Program Khidmat Negara"
Masalah disini ialah sistem pencarian yang digunakan masih secara manual, nama-nama fail ditaip di atas kertas bersais A3 dan dilekatkan disetiap almari penyimpanan fail.
memakan masa
meletihkan mata mencari setiap nama fail.
selepas itu sahaja, seorang student yang meminta namanya dirahsiakan (student MOT, UUM) ingin membuat satu perubahan dalam pencarian fail. Dia mendapat idea menaip semua senarai nama fail dan ditukarkan ke dalam format Adope Reader. Hasil percubaan yang dilakukan pencarian sesuatu perkataan itu mudah dilakukan dengan mengklik "search". Jika idea ini diadaptasikan terhadap pencarian fail mungkin ia akan dpt menyelesaikan permasalahan yang wujud.
Bagi sy ini merupakan satu inovasi.
memang ianya satu inovasi, tapi inovasi yg tak menarik sebab dah jadi perkara biasa ramai pihak tukar kepada komputer untuk simpan dan cari fail.
Maklumat ini sy dapat dari buku laporan “Pembaharuan Dan Kemajuan Dalam Perkhidmatan Awam Di Malaysia”. Di dalam buku ini terdapat satu tajuk iaitu Inovasi dalam Perkhidmatan Awam.
Berasaskan laporan-laporan yang dikemukakan didapati bahawa inovasi2 yg telah dilaksanakan boleh diklasifikasikan di bawah tujuh bidang tertentu. Bidang2 tersebut ialah;
1) Tenaga manusia;
2) Sistem dan prosedur;
3) Struktur organisasi
4) Gaya pengurusan
5) Persekitaran kerja
6) Teknologi; dan
7) Kelengkapan modal.
1)Tenaga Manusia
- Tenaga manusia masih memainkan peranan penting dalam menentukan pengeluaran output dan perkhimatan berkualiti.
- Anggota2 organisasi bertanggungjawab untuk mempastikan supaya proses-proses penting bejalan dengan lancar.
- proses tersebut termasuklah proses perancangan, proses kepastian kualiti, proses membuat keputusan strategik dan operasional, kawalan belanjawan dan sebagainya.
2) Sistem dan Prosedur
- merupakan mekanisme pentadbiran yang penting bg menyelaras proses2, aktiviti2 dan tindakan yang terlibat dalam menghasilkan sesuatu kerja.
- Sistem dan prosedur kerja juga menggariskan tatacara menjalankan sesuatu kerja, peringkat2 tindakan yang perlu disempurnakan dan standart2 yang perlu ditepati.
- Inovasi dalam bidang ini bertujuan memudah dan mempercepatkan proses yang secara langsung meningkatkan kualiti output dan tahap kepuasan hati pelanggan.
- Diantara inovasi yang dilaksanakan ialah pengenalan system baru, penyediaan garis panduan mengenai proses pengeluaran, pengemaskinian prosedur, dan pengubahsuaian boring dan fail.
3) Struktur Organisasi
- Penting dalam dalam memastikan pengurusan kualiti yang berkesan,
- ianya juga penting dalam memastikan saluran komunikasi dan sistem perkongsian maklumat yang cekap.
4) Gaya Pengurusan
- walaupun setiap pengurus mempunyai gaya pengurusan tersendiri, mereka perlu menerajui usaha-usaha kearah peningkatan kualiti.
- Pihak pengurusan adalah bertanggungjawab ke atas proses-proses utama dalam sesebuah jabatan.
- Ini termasuk proses membuat keputusan , perancangan belanjawan, penentuan keutamaan kerja, pengagihan sumber dan penilaian prestasi.
- Inovasi-inovasi yang telah dilaksanakan di bawah bidang gaya pengurusan termasuklah pengwujudan wawasan dan objektif organisasi yang jelas, penetapan dasar kualiti dan penggalakan semua anggota organisasi supaya menyertai dan melibatkan diri secara aktif dalam usaha2 peningkatan kualiti.
5) Persekitaran kerja
- persekitaran kerja sesebuah jabatan mempunyai kesan langsung ke atas prestasi jabatan berkenaan. Dengan susun ataur pejabat yg baik, proses2 kerja dapat dilaksanakan dengan lancar, aktiviti2 seperti pergerakan fail, penyaluran maklumat dan komunikasi diantara bahagian-bahagian dan diantara kakitangan dapat dibuat dengan berkesan. Ini akan dapat melicinkan perlaksanaan tugas2. Aspek kesihatan dan keselamatan kakitangan juga perlu diberi perhatian penuh demi memelihara kesejahteraan mereka.
6) Teknologi
- teknologi merupakan salah satu komponen dalam usaha2 jabatan untuk meningkatkan kualitioutput atau perkhidmatan. Disamping penggunaan alat2 seperti computer, faks, fotostat dan mesin-mesin elektronik, teknologi juga merangkumi kaedah2 bekerja yang saintifik. Melalui teknologi, proses kerja dapat dipermudahkan supaya output yang dikeluarkan menepati ciri2 kualiti seperti ketepatan masa, ketiadaan kesilapan dan standart2 kualiti.
7) Kelengkapan Modal
- kelengkapan modal seperti bangunan, loji, jentera, kenderaan pengankutan dan sebagainya adalah input penting dalam proses pengeluaran output dan pemberian perkhidmatan. Kelengkapan perlu diselenggarakan dengan sempurna supaya boleh beroperasi dengan memuaskan disepanjang jangka hayatnya dapat dioptimumkan.
21 Julai 2008 (Isnin)
Minggu Ke Enam
Bahgian Pentadbiran dan Kewangan
- masuk kerja jam 7.42 am.
- membantu penghulu menaip senarai mangsa kebakaran.
- menaip laporan aktiviti harian
- mengupdate fail
- mencari maklumat inovasi pengurusan yang dilaksanakan oleh perkhidmatan awam.
22 Julai 2008 (Selasa)
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
- mengajar student praktikal yang baru masuk cara mengupdate fail dan menyusun kembali ke tempat asalnya.
- menaip maklumat inovasi yang diperolehi ke dalam blog
- mencari fail yang diperlukan oleh penyelia.
- membantu penghulu menaip senarai mangsa yang akan diberi bantuan
- balik lewat sedikit disebabkan hujan.
Sy berenti sekejap drp membantu kerani fail membuat perubahan dalam pengurusan fail supaya fail mudah dicari dan tidak hilang. (setiap fail diletakkan sampul dan kad pinjaman)
Baru sebentar td dlm jam 9.30am, bekalan elektrik di Pejabat Daerah dan Tanah Taiping terputus. Semua proses berkaitan pengurusan tergendala. Terdapat juga staf disini yang merungut tidak save dokumen yang di taip. Menurut staf di sini kejadian seperti ini kerap terjadi dalam 3 / 4 kali sebulan. Ini kerana bangunan pejabat merupakan bangunan warisan yang dibina pada tahun 1897. Kami berada di dalam kegelapan selama 30 minit namun urusan di kaunter tidak sibuk disebabkan pelanggan yang tidak ramai.
Prof.
Saya mengalami masalah sedikit berkaitan bahagian 2.Saya masih tidak nampak lg tajuk berkaitan dengan inovasi pengurusan di pejabat ini. Daripada apa yang saya tau untuk memulakan bahagian kedua ini kita kena mengetahui dahulu skop kajian yang akan kita kaji, barulah kita boleh menghuraikan berkaitan dengan pengurusannya. Meminta keizinan prof memberi sedikit masa lebih kurang dalam seminggu untuk sy menyiapkan laporan kedua.
Isi Kandungan
No Tajuk Muka Surat
1.0 Pengenalan 1....3
1.0.1 Carta Aliran Pengurusan Projek Pembinaan 3....4
Peringkat-peringkat dalam pentadbiran JJSB
2.0 Perancangan pembinaan pelan pembangunan 5
3.0 Proses Penyediaan Pelan Susunatur. 6....15
4.0 Peringkat Pembangunan Projek 15....17
5.0 Proses Pembinaan 17...18
6.0 Proses pemantaun dan fizikal kawasan projek 18....23
7.0 Penyerahan kunci kepada pembeli 24....25
8.0 LAD (Lequidated Acsertain Damages)
atau Gantirugi Kelewatan Penyerahan Kunci Premis
kepada pembeli. 25....32
9.0 Penglibatan bahagian kewangan dalam JJSB 32...35
10.0 Kesimpulan 35
BAB 2
PKNP: Senarai aktiviti JJSB sebagai badan pembangunan projek di wilayah Perak Selatan.
1.0 Pengenalan
Berdasarkan kepada penerangan latar belakang PKNP dan Jua Juara Sdn Bhd yang telah saya terangkan pada bab lepas, kini saya akan menerangkan pula proses pengorganisasian dan urustadbir yang boleh dikatakan selalu dilakukan oleh setiap staf di JJSB. Sebagai anak syarikat di bawah penyeliaan Maju Perak Holding Bhd, Jua Juara Sdn Bhd (JJSB) telah menetapkan matlamat asalnya untuk memfokuskan kepada pelan pembangunan di kawasan Perak Selatan terutama sekali dikawasan yang bermula di Ipoh sehingga ke Tanjung Malim. Syarikat ini telah melakukan pelbagai fungsi dalam mencapai satu matlamat utama agar pembangunan yang dirancang dan dijalankan dapat memberikan manfaat kepada syarikat dan kepada masyarakat amnya.
Sebelum saya menerangkan mengenai fungsi pentadbiran dalam JJSB, sebenarnya saya kini telah diletakkan di bawah penyeliaan Cik Rozaireen sebagai Pegawai Projek dan beliau kini telah dibantu oleh Juruteknik Projek Pembangunan & Kawalan Projek iaitu Encik Mohd Shahrin yang juga banyak kali saya bertemu untuk mengajukan mengenai keadaan semasa projek JJSB terutamanya kini projek dibawah seliaan beliau yang melibatkan kawasan Chendong Balai dan bahagian Teluk Intan. Kedua-dua mereka merupakan individu yang menjadi rujukan kepada saya untuk bertanyakan soalan dan panduan semasa dan boleh juga dikatakan sebagai bahan rujukan untuk laporan saya samaada dalam laporan harian dan laporan yang diminta oleh Professor Abdul Halim.
Saya juga telah diberikan beberapa maklumat utama mengenai cara dan susunatur perjalanan syarikat dalam mengurustadbir dan mengorganisasi syarikat oleh Pegawai Projek Encik Megat Ghazali. Beliau juga sebenarnya berperanan sebagai Pegawai Projek dan beliau dibantu oleh Juruteknik Projek Pembangunan & Kawalan Projek, Tuan Sayed. Kedua-dua mereka juga berperanan sama dengan Pegawai Penyelia saya iaitu Cik Rozaireen dan Juruteknik pembantu beliau, Encik Mohd Shahrin namun saya juga kerapkali mendapatkan maklumat secara terperinci mengenai susunatur perjalanan projek semasa di JJSB daripada Encik Megat Ghazali. Berdasarkan kepada lampiran susunatur perjalanan pembangunan projek yang lepas yang kini saya jadikan sebagai rujukan semasa.
Bersesuaian dengan matlamat utama untuk membangunkan kawasan Perak Selatan, Jua Juara Sdn Bhd telah menetapkan beberapa kaedah dalam sistem pengorganisasian yang terancang. Sehingga kini saya dapati bahawa sistem pengurusan adalah dalam keadaan baik dan tersusun dan kebanyakan daripada pembeli yang kebiasaannya berurusan dengan JJSB berpuashati dengan khidmat yang diberikan. Sebagai contoh, apabila wujudnya masalah untuk menyiapkan rumah kos rendah pada masa yang telah ditetapkan dan kebanyakan pembeli mengambil langkah menyelesaikan kes dengan mengambil tawaran yang diberikan melalui kaedah ex-grasia (pemberian saguhati) kepada pembeli iaitu dengan nilai yang ditawarkan sendiri oleh pihak JJSB melalui rundingan secara bersama pembeli dan dalam keadaan ini pihak JJSB sendiri akan berbincang untuk menawarkan harga gantirugi lebih rendah daripada tuntutan asal pembeli dengan memberikan bukti dan alasan yang menyebabkan mengapa berlakunya masalah menyiapkan rumah lambat pada tarikh yang dipersetujui bersama.
Secara ringkasnya boleh dikatakan bahawa Perbadanan Kemajuan Negeri Perak (PKNP) berfungsi sebagai bapa kepada anak-anak syarikatnya. Maju Perak Holding Bhd pula antara anak dibawah PKNP manakala JJSB boleh dikatakan cucu kepada PKNP. Dalam sistem pengurusan organisasi PKNP, setiap bahagian yang terlibat saling bekerjasama antara satu sama lain. Saya juga difahamkan bahawa JJSB kini dilantik oleh PKNP sebagai Pengurus Projek Pembangunan iaitu JJSB hanya akan bertindak mengikut arahan yang telah diberikan oleh PKNP.
JJSB tidak boleh bertindak sebagai Pengarah Projek kerana tanah atau lot kawasan yang dimajukan oleh JJSB pada masa kini dan sebelumnya adalah hak milik PKNP dan ini beerti bahawa JJSB hanya akan bekerja mengikut arahan yang diberikan tanpa perlu bertindak sesuka hati. Dengan kata lain JJSB bekerja di bawah PKNP dan mengikut arahan utama yang telah diberikan. Selain itu juga, JJSB juga merupakan syarikat yang bekerjasama dengan Tenaga Danawa Sdn Bhd iaitu syarikat dibawah pengelolaan Maju Perak Holding Sdn Bhd. Tenaga Danawa Sdn Bhd juga anak syarikat yang banyak berhubung kait dengan segala aspek projek pembangunan yang saling berhubung kait dengan JJSB.
1.0.1 Carta Aliran Pengurusan Projek Pembinaan.
Semasa menyiapkan laporan ini, Encik Megat Ghazali sendiri telah memberikan saya beberapa panduan dalam menyiapkan beberapa cara yang mudah untuk menerangkan mengenai perjalanan sesuatu proses Pengurusan Projek yang dibuat oleh JJSB dan hubungkait dengan pihak lain.
Carta 1.0:
Carta aktiviti dalam urusan JJSB sebagai Pengurus Projek Pembangunan
Carta aliran diatas menerangkan dengan ringkas mengenai sistem perancangan dan pembangunan projek yang dijalankan oleh JJSB dan penerangan yang akan saya huraikan secara terperinci. Saya juga akan menerangkan lagi mengenai Carta Alir Pelaksanaan sesebuah Projek Pembinaan yang dilaksanakan yang berhubungkait dengan sistem Pengurusan Projek JJSB dalam bentuk Carta Aliran sebagai panduan penerangan yang ringkas sebelum saya menerangkan setiap aktiviti kerja yang dilakukan yang ada dalam carta secara terperinci dan berperingkat.
Peringkat-peringkat dalam pentadbiran JJSB
2.0 Perancangan pembinaan pelan pembangunan
Kini saya akan menerangkan secara terperinci mengenai tahap-tahap dan proses pembangunan projek yang bermula daripada sistem perancangan, pembangunan dan sistem pentadbiran yang dijalankan oleh JJSB. Proses organisasi JJSB pada kebiasaannya tertumpu kepada beberapa proses iaitu Proses Perancangan, Penyediaan Pelan, Kelulusan Permohonan kepada Jabatan Kerajaan yang terlibat, Proses Pembinaan Projek, Pemantauan dan Permohonan Sijil Layak Menduduki, Proses Penyerahan Kunci kepada pembeli, proses khas iaitu proses LAD (Lequidated Acseratin Damages) atau Gantirugi Kelewatan Penyerahan Kuncirumah. Walaupun ia dikatakan sebagai proses khas, kini di JJSB proses ini agak banyak dilakukan dan ditumpu oleh staf JJSB.
Walaupun saya kini diletakkan dibawah penyeliaan Pegawai Projek iaitu Cik Rozaireen, namun saya ada juga mendapatkan penerangan dengan lebih lanjut dan mendalam mengenai perjalanan dalam pentadbiran projek berdasarkan pertemuan saya dengan En Megat Ghazali mengenai pengurusan projek di kawasan Perak Selatan. Saya telah diberikan penerangan bahawa dalam memulakan sesebuah sistem perancangan projek, terdapat beberapa tahap aktiviti dan prospek yang perlu dilakukan oleh setiap staf JJSB bagi menjayakan segala kerja yang diberikan oelh PKNP. Pada peringkat permulaan perancangan sesuatu projek, proses pertama yang dilakukan oleh JJSB ialah:
3.0 Proses Penyediaan Pelan Susunatur.
Pada peringkat perancangan ini, staf yang terlibat ialah Pengarah, Encik Jaafar, Ketua Kerani Pentadbiran Puan Maznah, Pegawai Projek Encik Megat Ghazali dan Cik Rozaireen serta Juruteknik Projek Pembangunan dan Kawalan Projek, Encik Mohd Shahrin serta Tuan Sayed. Disini saya hanya akan menerangkan mengenai fungsi Pegawai Projek pula telah dibahagikan kepada dua fungsi bahagian iaitu bagi bahagian pertama diwakili oleh Pegawai Projek, Encik Megat Ghazali yang dibantu oleh Tuan Sayed iaitu Juruteknik Projek Pembangunan dan Kawalan Projek.
Manakala bahagian kedua pula diwakili oleh pihak Cik Rozaireen yang dibantu oleh Juruteknik Projek Pembangunan dan Kawalan Projek iaitu Encik Mohd Shahrin. Tidak ketinggalan juga staf lain yang banyak membantu terutama sekali Puan Maznah yang banyak mencatatkan segala maklumat dan dokumen berkaitan sebelum, semasa dan selepas minit mesyuarat yang dibantu oleh kerani dan pembantu am rendah yang dipertanggungjawabkan melicinkan lagi fungsi dan kerja yang dilakukan. Contoh carta 3.0 menunjukkan penerangan ringkas perjalanan projek dalam JJSB
Carta 3.0 Susunatur ringkas perjalanan dalam pentadbiran projek.
Carta di atas menerangkan tentang susunatur perjalanan sesebuah projek yang dilakukan oleh setiap fungsi staf yang terlibat. Peranan utama Pengarah Besar iaitu Encik Jaafar boleh diertikan sebagai ‘master plan’ terhadap sistem projek yang berjalan disamping memberikan arahan pihak berkenaan, beliau perlu tahu secara keseluruhan mengenai susunatur perjalanan projek dan bertindak sebagai ‘monitor’ terhadap semua proses dan jikalau timbul masalah samaada dijangka atau tidak beliau juga akan berkerjasama dengan lain-lain staf agar masalah yang berlaku tidak akan menjejaskan keseluruhan perjalanan projek.
Oleh kerana itu, wujudlah peranan staf dibawahnya untuk membantu agar perjalanan perancangan projek sentiasa berjalan lancar dan masalah dapat ditangani dengan cepat. Peranan yang dilakukan ini dipertanggungjawabkan kepada 3 individu pada masa kini di JJSB iaitu Encik Megat Ghazali, Cik Rozaireen dan Puan Saidatul Bai’sah. Encik Megat Ghazali serta Cik Rozaireen berfungsi dalam menjalankan proses berkenaan dengan projek yang merangkumi perancangan, pembangunan dan pelengkap kepada sesuatu projek yang berjalan. Dalam hal pembangunan projek, individu yang paling utama dalam menguruskan mengenai hal kewangan ialah pengurus bagi bahagian kewangan iaitu Puan Saidatul Bai’sah yang dibantu oleh En Mior Shaifuddin dan Puan Rahayu sebagai pembantu kewangan dibawah seliaan En Mior Shaifuddin.
Bagi pihak kewangan, setiap proses yang melibatkan perancangan yang melibatkan bahagian dan aspek pengeluaran modal perlu diuruskan oleh mereka. Namun pada peringkat perancangan tidak melibatkan bidang kewangan kerana modal yang dikeluarkan tidak banyak, namun apabila tiba sahaja proses pembangunan projek, bahagian kewangan berperanan penting kerana bahagian ini berperanan penting mengawal dan mengarah kos dan modal serta mengira keuntungan dan kerugian agar dapat membantu memantapkan lagi prestasi JJSB sebagai anak syarikat PKNP.
Saya juga telah difahamkan oleh Cik Rozaireen bahawa JJSB memiliki prestasi keuntungan yang baik dan merupakan antara anak syarikat yang mempunyai nilai modal keuntungan yang tinggi dan kerana itulah JJSB terpaksa mendengar arahan daripada pihak pentadbiran atasan PKNP untuk membantu anak syarikat lain yang bermasalah dalam aspek kewangan seperti Tenaga Danawa Sdn Bhd, kepada badan dan individu luar yang berurusan dengan PKNP iaitu beberapa peguam yang mahu meminjam wang daripada JJSB untuk membeli tanah dan beberapa lagi anak syarikat lain yang bayak berhutang wang dengan JJSB. Beliau juga turut menyatakan bahawa masalah yang timbul kini adalah berpunca daripada kewangan kerana terlalu banyak memberikan pinjaman kepada peminjam menyebabkan JJSB terpaksa menghadkan proses pembangunan projek yang ada. Dan hal ini telah mengurangkan keuntungan kepada JJSB sendiri untuk lebih maju serrtta memajukan projek yang dapat membantu masyarakat.
Dalam hal perancangan ini, Pengarah iaitu Encik Jaafar akan berbincang dengan Pegawai bertugas iaitu Encik Megat Ghazali dan Cik Rozaireen mengenai pihak syarikat JJSB dan kerjasama yang melibatkan pemantauan PKNP menyerahkan kerja kepada pihak luar yang bertanggungjawab dan berkenaan dalam bidang menyedia dan menyiapkan pelan projek. Pihak yang bertanggungjawab dalam menyediakan pelan pembangunan ini ialah Perunding Perancangan yang berfungsi menyerahkan pelan kepada JJSB untuk ditandatangani dan disahkan. Sejurus itu, pihak JJSB sendiri akan menyerahkan pelan pembangunan kepada Pejabat Pengarah Tanah dan Galian untuk mengkaji kawasan yang ingin dibangunkan sesuai ataupun tidak untuk dibangunkan.
Setelah mendapatkan kelulusan daripada Pejabat Pengarah Tanah dan Galian melalui kelulusan daripada Pengarah Jabatan tersebut, iaitu Dato’ Abu Zar Othman, pihak pentadbiran daripada Pejabat Pengarah Tanah dan Galian (PTG) pula akan menyerahkan pelan pembangunan yang berkenaan kepada pihak Jabatan Pembangunan Bandar dan Desa, Dewan Bandaraya atau Majlis Daerah serta Jabatan-jabatan yang berkenaan untuk komen dan kelulusan. Dalam proses penyerahan pelan susunatur tersebut, sekiranya penyerahan pelan yang melibatkan kerjasama bersama Dewan Bandaraya Ipoh, kawasan yang biasa terlibat adalah kawasan yang berbukit dan penambahan kepada pelan penjagaan cerun dan pelan kontur perlu disediakan daripada pihak PTG sendiri. Dalam proses ini, pihak PTG sendiri akan memohon Borang A yang berfungsi dalam memberikan kebenaran kepada pemaju untuk merancang pelan pembangunan dan dalam aspek ini yuran juga perlu disediakan dan susulan kepada pihak Dewan Bandaraya Ipoh pula seelok-eloknya di buat sebulan hanya 2 kali.
Setelah penyediaan Pelan Susunatur selesai dan diluluskan, maka proses yang dilakukan oleh JJSB seterusnya ialah proses menyediakan Pelan Pinta Ukur. Pelan Pinta Ukur ini hanya boleh dibuat apabila Pelan Susunatur telah diluluskan. Perbadanan Kemajuan Negeri Perak (PKNP) pula akan mengarahkan pihak juruukur untuk menyediakan pelan perancangan. Dalam hal ini, pihak syarikat yang sering dilantik oleh PKNP sebagai badan juruukur ialah syarikat DG Planner Sdn Bhd dan Era Rancang Sdn Bhd. Kedua-dua pihak syarikat ini selalu bekerjasama membuat pelan perancangan pembangunan bagi pihak PKNP dan JJSB. Seterusnya, setelah Pelan Pinta ukur disediakan, proses untuk mendapatkan kelulusan Pelan Pintaukur pula dilakukan oleh staf JJSB.
Proses ini melibatkan kelulusan daripada PTG untuk dikaji samaada tempat dan kawasan yang ingin dibangunkan sesuai untuk aktiviti pembangunan atau tidak yang mana merangkumi aspek kesesuaian topografi dan kontur yang bersesuaian. Pelan yang dihantar kepada pihak PTG akan diuruskan oleh PTG sendiri iaitu badan kerajaan ini akan menyerahkan kepada Pihak Berkuasa Tempatan iaitu Dewan Bandaraya Ipoh dan Majlis Daerah kawasan terlibat dan untuk proses penilaian. Rajah 1.0 menunjukkan contoh gambar bagi bangunan Dewan Bandaraya Ipoh yang menjadi jabatan kerajaan yang terlibat dalam projek pembangunan JJSB.
Proses seterusnya akan melibatkan Proses Cerakinan. Cerakinan bermaksud sesuatu aktiviti yang dijalankan biasanya oleh Juruukur yang dilantik oleh JJSB untuk mencari kawasan atau plot-plot yang sesuai untuk memajukan kawasan atas nama sesuatu projek yang dijalankan. Sebagai contohnya kawasan projek di Klebang Ipoh yang perlu dimajukan di plot atau tempat yang benar-benar sesuai samaada dalam keadaan geografi dan topografi serta kontur yang bersesuaian dan tidak akan menjejaskan perjalanan dan prosedur projek.
Di kawasan Klebang sendiri projek yang dijalankan ialah projek pembinaan lot kedai 2 tingkat yang dibina di kawasan yang strategic, tiada ancaman daripada keadaan perubahan kawasan geografi, terletak berhampiran dengan pusat Bandar Ipoh serta sistem perjalanan dan pengangkutan yang stabil dan baik yang dapat disediakan oleh Jabatan Kerajaan berkaitan seperti Jabatan Kerja Raya untuk penyediaan jalan raya, Jabatan Pengairan dan Saliran untuk kemudahan pengairan dan saliran terutama sekali dalam saliran longkang dan kumbahan. Serta jabatan swasta lain yang dilantik oleh JJSB melalui penyerahan persetujuan tender. Pihak JJSB sendiri akan menyerahkan tugasan dalam Proses Cerakinan ini dengan pihak Juruukur yang terpilih. Dalam pembangunan projek ini, mengikut pandangan Encik Megat Ghazali, pihak JJSB menumpukan pembangunan projek terutama dalam hal perumahan kos sederhana dan lot kedai sederhana pada harga yang rendah tidak memberikan keuntungan yang banyak kepda JJSB kerana hasil pulangan modal yang diterima adalah sekadar dalam nilai cukup-cukup makan sahaja. Hal ini adalah kerana keuntungan bersih hasil jualan bukan kesemua sekali di terima oelh PKNP atau JJSB tetapi perlu terlebih dahulu di tolak daripada kos khidmat konsultan, khidmat badan juruukur, arkitek serta badan kerajaan dan badan swasta yang lain.
Walaubagaimanapun beliau turut menegaskan bahawa projek pembinaan di bawah JJSB hampir kesemua memfokuskan kepada usaha membantu bumiputera untuk maju dalam bidang perniagaan dan menyediakan perumahan yang rendah dan mudah untuk keselesaan bumiputera khasnya. Beliau juga menyatakan pernah berlaku tawaran harga yang tinggi bagi lot rumah kedai sederhana di kawasan Klebang oleh pihak bukan bumiputera dan jika di kira boleh memberikan keuntungan yang banyak kepada PKNP sendir serta JJSB khasnya. Namun pendirian Menteri Besar Perak kini iaitu Dato’ Seri Ir Mohammad Nizar Jamaluddin untuk membantu penduduk bumiputera khasnya yang tidak berupaya harus dipuji dan diteruskan pada masa akan dating bagi membangunkan ekonomi penduduk masyarakat bumiputera khasnya di samping dapat bersaing secara sihat dengan keadaan ekonomi semasa pada masa sekarang ini yang semakin mencabar dan sengit.
Setelah itu, apabila Proses Cerakinan mendapat kelulusan dan menepati piawai pembangunan projek, proses untuk mendapatkan kelulusan cerakinan pula akan dibuat. Pihak staf JJSB iaitu Pegawai Projek dibawah arahan Pengarah JJSB akan mengarahkan Juruukur untuk menyediakan cerakinan berdasarkan Pelan Pintaukur yang telah mendapat kelulusan. Setelah Cerakinan mendapat kelulusan, ia akan dihantar kepada Pejabat Pengarah Tanah dan Galian (PTG) untuk disemak. Selesai disemak dan diluluskan, proses seterusnya pula akan melibatkan pengeluaran Borang 5A, pengeluaran borang 5A ini hanya akan berlaku apabila Cerakinan yang ada pada pihak PKNP/JJSB telah dihantar ke PTG untuk semakan. PTG kemudian akan menghantar borang 5A ke PKNP dan PKNP akan membuat bayaran 5A seperti yang telah termaktub dalam syarat-syarat yang terdapat dalam Borang 5A tersebut sebagai contohnya Premiun Cukai Tanah yang diserahkan pula kepada Pejabat Tanah untuk semakan. Borang 5A pula kan dihantar kepada Pejabat Tanah dan kadar bayaran Premium akan ditentukan oleh Jabatan Penilaian. Premium disini bermaksud keluasan sebenar hak milik tanah yang dimiliki oleh JJSB yang akan di dijual kepada pembeli mengikut pecahan dan pembahagian yang telah dipersetujui bersama kelak.
Contoh projek JJSB.
Gambarajah menunjukkan peranan PKNP sebagai pemilik, pembinaan bagi projek 10 unit kedai rakyat 1 ½ tingkat, JJSB sebagai Pengurus Projek, Penolong Sivil ialah Teliti Permai (M) Sdn Bhd, Perunding M&E iaitu Jurutera Perunding Warisan dan pemborong iaitu syarikat Choo Nam Father & Sons Construction Sdn Bhd.
Pembinaan dalam peringkat 80%
Pembinaan dalam peringkat 90 %
Proses perancangan seterusnya melibatkan proses pengeluaran No P.T (Nombor Plot Title). JJSB akan menyerahkan salinan resit bayaran 5A daripada Pejabat Tanah yang telah disahkan dan akan dihantar ke PTG untuk mendapatkan No P.T. No. P.T ini berfungsi dalam mencatatkan rekod bagi jenis pemilikan yang akan dijual kepada pembeli kelak. Contohnya rekod bilangan lot rumah yang dicatatkan dan ingin dimaju kemudian dijual kepada pembeli. Bilangan rumah yang dicatat ini dinamakan No Plot Title iaitu No Tajuk Plot.
Proses seterusnya melibatkan proses Penyediaan Suratan Hakmilik Sementara. Setelah JJSB mendapatkan NO. P.T daripada PTG, PKNP akan mengarahkan juruukur untuk menyediakan suratan hakmilik sementara kemudian Suratan Hakmilik Sementara yang sudah siap itu pula akan di hantarkan kepada PTG untuk pendaftaran manakala sekiranya lulus PTG pula akan memberikan pengesahan Suratan Hakmilik Sementara kepada PKNP dan PKNP akan bertanggungjawab bagi membayar segala bentuk cukai yang dikenakan sehinggalah iainya akan dipindahmilik kepada pembeli.
4.0 Peringkat Pembangunan Projek
Proses kedua yang menjadi urusan dalam pentadbiran dan organisasi JJSB kini ialah melibatkan urusan Penyediaan Pelan Bangunan atau Infra dalam hal ini PKNP atau JJSB sendiri akan mengarahkan arkitek atau perunding untuk menyediakan rekabentuk bangunan atau infra. JJSB akan melantik wakil yang benar-benar boleh melakukan tugasan tanpa sebarang masalah dan dapat disiapkan pada masa yang telah ditetapkan. Oleh kerana itu, pelantikan secara rasmi akan dibuat kerana melibatkan urusan formal dan beberapa perjanjian yang perlu dipersetujui dan ditandatangani bersama. Sejurus selepas itu, proses untuk mendapatkan kelulusan pula dilakukan oleh arkitek yang bertanggungjawab yang berperanan dalam mendapatkan kelulusan pelan bangunan daripada Penguasa Tempatan. Perkara-perkara yang perlu diusulkan sebelum mendapatkan kelulusan ialah
1. Fee atau yuran bagi proses pembayaran pelan bangunan
2. Resit bayaran premium
3. Resit bayaran cukai taksir. (Jika harta tersebut belum lagi di niali ianya perlu disahkan oleh Jabatan Penilaian DBI)
4. Borang A (Sijil Pengesahan Pelan bangunan dan struktur)
5. Borang A (Sijil Pengesahan Pemasangan Kebersihan)
6. Jadual kiraan bayaran memproses pelan
7. 8 perenggu pelan bangunan dan layout (2 perenggu beralaskan kain linen)
8. Sijil Perakuan Pendaftaran Arkitek Lembaga Arkitek Malaysia
9. Salinan surat permohonan bekalan dari TNB, LAP, Telekom dan JPS.
Setelah mengirim semua dokumen dan maklumat yang penting tersebut, pihak arkitek akan menanti kelulusan dan setelah diluluskan oleh Penguasa Tempatan, arkitek yang dilantik oleh PKNP akan menghantar ‘intermidate’ ke PKNP. Ini akan digunakan untuk membuat salinan kepada pembeli-pembeli yang ingin membuat pinjaman. Sebagai contohnya bagi urusan Pinjaman Perumahan; 4 set pelan bangunan dan pelan susunatur dengan proses bagi 1 set ialah 2 salinan bagi setiap pelan. JJSB juga melantik pihak perunding daripada luar bagi tugasan memohon bekalan bagi elekktrik, telefon dan air dan bagi tugasan ini dilakukan oleh Perunding M & E dan C & S iaitu dimana perunding tersebut membuat permohonan bekalan bagi pihak PKNP ke jabatan terlibat seperti TNB, STM dan LAP. Bagi Jabatan STM, arkitek akan membekalkan 3 salinan pelan tapak, lokasi dan 1 salinan pelan bangunan. Bagi pihak jabatan TNB pula, arkitek akan membekalkan 3 salinan pelan tapak dan lokasi dan di jabatan LAP, arkitek akan membekalkan 3 perenggu pelan bangunan (internal retikulasi) C&S pohon bekalan external retikulasi
5.0 Proses Pembinaan
Apabila segala pelan-pelan yang telah saya catatkan sebelum ini mendapat kelulusan daripada pihak yang berkenaan, maka proses pembinaan pula boleh dijalankan. Dalam hal ini, pihak PKNP sendiri akan membuka tawaran kepada kontraktor untuk proses menender projek yang akan dilaksanakan. Saya juga diberitahu melalui salinan lampiran laporan yang menjadi rujukan saya kini juga mengatakan bahawa proses ini adalah dikenali sebagai proses Selection and Award Tender. Selection yang beerti memilih bermakna PKNP dan JJSB sendiri akan memilih sendiri kontraktor yang dilihat dapat menjalankan fungsi dan tugasan yang diberikan dengan betul dan cekap.
Manakala dalam kategori ‘award’ pula beerti anugerah iaitu boleh diertikan sebagai pemberian tender kepada kontraktor yang benar berkelayakan. Sebelum memberikan tawaran tender kepada kontraktor, pihak JJSB sendiri perlu menyediakan tender dokumen yang lengkap yang menceritakan mengenai panduan-panduan yang perlu diterangkan dan dilaksanakan. Untuk bidang projek ini, memandangkan saya ditempatkan di bawah penyeliaan Pegawai Projek dan Pembangunan iaitu Cik Rozaireen maka tugasan ini telah diserahkan kepada pembantu beliau iaitu Juruteknik Projek Pembangunan dan Kawalan Projek iaitu Encik Mohd Shahrin yang berpengalaman lebih 20 tahun di PKNP dan berpengalaman hampir 5 tahun di JJSB. Saya juga diberitahu bahawa Tuan Sayed dan Encik Mohd Shahrin telah di pinjamkan daripada Syarikat Tenaga Danawa yang juga anak syarikat PKNP di bawah pengelolaan Maju Perak Holdings Bhd.kepada JJSB selama hampir 5 tahun bermula tahun 2003.
Menurut Tuan Sayed, projek yang giat dijalankan dengan JJSB pada masa kini adalah projek pembinaan rumah kos sederhana. Walaupun pada suatu masa PKNP banyak menghasilkan projek perumahan kos rendah tetapi kini dengan keadaan semasa yang menyebabkan semua harga keperluan naik termasuklah harga simen, bahan mentah dan kos-kos lain meyebabkan projek pembinaan rumah kos rendah tidak menguntungkan dan kini banyak projek perumahan yang dibina melibatkan projek yang berkaitan dengan projek perumahan kos sederhana. Berbalik semula kepada proses pembinaan, selepas menerima dokumen berkaitan dengan tender projek, pihak kontraktor perlulah untuk menandatangani ‘Contract Document’ yang mengandungi beberapa kerja-kerja yang perlu dilaksanakan dan terdapat juga denda yang dikenakan terhadap kontraktor apabila kerja yang di janjikan untuk disiapkan adalah lewat pada tarikh yang ditetapkan. Dan proses ini juga dikenali sebagai LAD (Lequidated Acsertain Damages) yang beerti Gantirugi Kelewatan Siap Perumahan
6.0 Proses pemantaun dan fizikal kawasan projek
Proses Pemantauan Fizikal merupakan tugas yang perlu di ambil berat oleh pihak PKNP dan JJSB disamping melibatkan peranan jurutera yang dilantik yang merupakan langkah utama dalam pemprosesan kerja ini. Proses ini dilakukan oleh pihak JJSB dalam memantau keadaan semasa projek samaada dalam keadaan yang baik dan berjalan dengan perancangan yang ditetapkan sebelum ini. Sebagai contohnya projek yang melibatkan pembinaan perumahan kos sederhana, saya telah difahamkan bahawa projek ini melibatkan kerjasama antara Juruteknik dan Konsultan yang dilantik sendiri oleh JJSB. Ia juga melibatkan kerjasama bahagian Mechanical and Electrical (M&E) iaitu bidang yang berkenaan dengan fungsi alatan eletrikal seperti sambungan elektrik dalam rumah , pemasangan kabel dan penggunaan alatan mekanikal bagi pembinaan rumah.
Antara syarikat yang pernah di ambil semasa sesuatu projek dijalankan sebagai contohnya projek yang melibatkan kawasan di Klebang, Ipoh ialah Syarikat Perunding Warisan Sdn Bhd. Syarikat ini berfungsi sebagai syarikat yang mengendalikan pemasangan kabel elektrik dalam rumah, dan kos-kos yang melibatkan kerja-kerja elektrikal dan mekanikal.
Selain daripada itu juga, penglibatan bidang yang terlibat selain daripada bidang Mekanikal dan Elektrikal ialah bidang Arkitek. Bidang yang penting ini juga merupakan penggerak utama dalam projek pembangunan. Seperti di kawasan Klebang Ipoh, Syarikat yang berperanan penting ialah HNY Architect Sdn Bhd dan pada peringkat ini juga melibatkan fungsi kesesuian pembinaan lot perumahan yang akan menepati piawaian yang dikehendaki. Selain itu, penglibatan bidang yang ketiga pula ialah C&S iaitu Civic and Structure iaitu Kemudahan Infrastruktur dan Awam. Bidang ini pula menumpukan kepada perancangan pembangunan projek berasaskan kepada perancangan pembangunan infrasturktur dan awam yang merangkumi jalan raya, sistem saliran yang baik, dan keadaan pembangunan projek yang terancang.
Ketiga-tiga bidang pemantauan fizikal yang merangkumi bidang M&E, Arkitek dan C&S ini melibatkan kerjasama antara pihak Juruteknik JJSB seperti saya yang mendapat tunjuk ajar dibawah Encik Mohd Shahrin dan kerjasama konsultan yang dilantik daripada pihak luar oleh JJSB. Kesemua proses ini adalah dengan tujuan utama untuk mendapatkan hasil Certificate Pyscical Complete (CPC) iaitu pengiktirafan tempat yang benar-benar selamat untuk dimajukan dan selain itu, kesemua pihak yang terlibat samaada JJSB dan pihak lain akan bekerjasama untuk mendapatkan kualiti sendiri melalui penekanan terhadap konsep Certificate of Time (COT) yang mensasarkan kerja yang menepati masa yang ditetapkan sebelum benar-benar mendapatkan Certificate Form (CF) iaitu Sijil Layak Menduduki yang dikeluarkan oleh Arkitek dan dipersetujui oleh Jabatan Kerajaan dan Pihak Berkuasa Tempatan. Dalam proses pemantauan, pihak JJSB dan Jurutera sendiri akan memantau kualiti dalam proses kerja, masa yang terurus supaya masa yang dirancang dapat diurus secara optimum tanpa pembaziran serta proses pembayaran laporan yang sudah siap secara 100 peratus juga dilakukan oleh JJSB dan Jurutera yang dilantik.
Setelah proses pemantauan berjalan lancar tanpa menghadapi apa-apa masalah, kini akan berlaku pula proses ‘Handing Over ‘. Laporan yang sudah siap 100 peratus tadi akan diserahkan pula kepada pihak Pemaju. Dalam hal lain, pihak pemborong atau klien akan menyerahkan laporan tersebut dan dalam hal ini pemeriksaan bersama akan dibuat bersama dengan pemborong sebelum sesuatu projek akan diambil alih oleh pihak pemaju dan disini PKNP akan menerima kunci proses perumahan yang sudah hamper dibina dan menyerahkan pelan yang dikenali sebagai ‘as built plan’ yang berfungsi sebagai pelan yang menerangkan secara mendalam mengenai pembangunan projek sebenar yang perlu dibuat oleh pihak pemaju iaitu JJSB.
Proses yang seterusnya pula ialah proses Permohonan Sijil Layak Menduduki (Certificate Form). Dalam proses ini, pihak JJSB serta pemantaun daripada PKNP akan mengarahkan pihak Arkitek untuk mengeluarkan Occupation Certificate (OC) setelah projek siap dibina. OC beerti proses yang dilakukan oleh pihak arkitek untuk mendapatkan jaminan Cerrtificate Form atau Sijil Layak Menduduki bagi sesebuah projek yang dijalankan agar benar-benar selamat dan menepati piawaian yang telah digariskan dalam peraturan syarikat dan undang-undang.
Kemudian, pihak daripada arkitek yang dilantik akan membuat permohonan secara rasmi ke DBI atau Majlis Daerah yang terlibat setelah semua surat sokongan OC daripada Jabatan Teknikal di perolehi dan dalam hal ini arkitek akan menyerahkan tugasan yang diberikan kepada Pihak Berkuasa Tempatan yang terlibat sebagai contohnya Dewan Bandaraya Ipoh di kawasan Ipoh dan Majlis Daerah di daerah sekitar Perak Selatan yang lain sekiranya melibatkan kawasan yang luar daripada kawasan lingkungan bandaraya contohnya di kawasan yang terlibat di daerah Changkat Lada, Teluk Intan dan Chendrong Balai yang melibatkan melibatkan peranan Majlis Daerah Perak Hilir. Dalam hal ini, arkitek akan memohon Borang A-E dan manakala Jurutera yang dilantik oleh JJSB pula akan memohon Borang A-E juga yang menerangkan mengenai peranan yang perlu dijalankan oleh jurutera mengikuti skema dan peraturan yang telah dijalankan. Disamping itu juga, arkitek sendiri perlu untuk memohon sijil jurutera bagi jalan dan pengairan beserta dengan 2 salinan pelan yang dikenali sebagai ‘as built plan’ . Pelan ini juga dikenali sebagai pelan yang telah dipersetujui bersama dan berfungsi untuk digunakan dalam proses pembinaan projek kelak.
Arkitek juga bertanggungjawab dalam memastikan 4 salinan bagi Pelan P.T iaitu Pelan Plot Title yang berfungsi dalam memberikan pengkelasan kawasana yang ingin dimajukan mengikut plot-plot yang telah ditetapkan. Pelan Plot Title ini telah diwarnakam dengan beberapa jenis warna yang berfungsi jelas untuk diwarnakan lot yang berkenaan beerti pelan akan diklasifikasikan mengikut warna dan arkitek dapat mengkelaskan fungsi setiap plot agar tidak timbul masalah dalam pencarian plot yang sesuai. Selain itu, arkitek juga meyediakan salinan resit bayaran sebagai bukti menunjukkan cukai taksir telah dijelaskan dan bayaran kadar bagi kos pengairan iaitu RM4000 per ekar turut perlu diselesaikan oleh pihak arkitek dan selain itu juga, arkitek juga perlu memberikan salinan surat kelulusan yang menerangkan mengenia perkhidmatan yang perlu diberikan oleh syarikat Tenaga Nasional Berhad (TNB) yang memberikan khidmat dalam memastikan fungsi bagi pengaliran tenaga elaktrik dan penyambungan pendawaian yang sistematik dan menepati Taraf Piawian Keselamatan.
Arkitek juga akan menjalankan tugas dalam memastikan bahawa fungsi bagi sistem telekomunikasi berjalan lancar yang terdiri daripada penyambungan dawai kabel telefon disetiap rumah serta penyediaan pondok telefon awam bagi setiap kawaasan perumahan yang dimajukan akan disediakan dengan lengkap. Dalam hal ini pula, arkitek akan berurusan dengan Syarikat Telekom Malaysia (STM) agar fungsi yang dirancang dapat dijalankan dengan baik.
Selain itu, pihak arkitek akan berurusan dengan Lembaga Air Perak dan Jabatan Pengairan dan Saliran dimana kedua-dua jabatan ini berfungsi dalam memastikan bahawa bekalan pengairan adalah dalam keadaaan yang boleh memenuhi permintaan dan dapat menyalirkan bekalan yang secukupnya kepada penduduk dan sekiranya melibatkan projek pembinaan lot kedai bekalan air adalah cukup untuk memastikan ianya sentiasa dalam keadaan yang optimum disamping itu juga, sistem pengairan yang baik juga perlu dibuat samaada dalam bentuk pengairan air longkan dan parit besar serrta pengairan sistem kumbahan agar sebarang masalah dapat diatasi sebelum pembeli menduduki rumah yang dijuall oleh JJSB dan pihak arkitek bertanggungjawab dalam memastikan bahawa tiada masalah akan berlaku sekiranya pembeli sudah menduduki rumah yang dijual oleh JJSB sekaligus dapat membantu JJSB menjimatkan kos dan modal baikpulih.
Dalam proses pemasangan bekalan elektrik, telefon dan air akan di uruskan oleh JJSB sendiri kerana pihak arkitek hanya di lantik sebagai pemantau dan penasihat kepada JJSB akan apa yang perlu dilakukan kepada jabatan yang terlibat iaitu LAP, TNB dan STM. Staf terlibat ialah pegawai projek iaitu Cik Rozaireen dibantu oleh Juruteknik beliau iaitu Encik Mohd Shahrin. Kedua-dua mereka akan memaklumkan kepada pihak LAP, TNB dan STM apabila Sijil OC telah dapat dikeluarkan. Pihak yang terlibat tersebut juga akan membuat pembekalan kepada Skim yang berkaitan. Pihak staf JJSB yang terlibat juga akan memberikan pembeli satu salinan OC untuk mereka membuat perjanjian dengan pihak TNB beserta dengan nombor siri masing-masing dalam hal ini juga pihak staf JJSB iaitu Cik Rozaireen dan Encik Mohd Shahrin sendiri akan memastikan bahawa pembeli harus mengisi borang Permohonan Bekalan dan Borang yang menerangkan mengenai data nama pembeli bag Borang Air dan Borang A bagi jenis perkhidmatan Elektrtik. Urusan dalam hal bekalan air seterusnya akan diserahkan dibawah tanggungjawab plumber sebelum Sijil Layak Menduduki (CF) di perolehi.
7.0 Penyerahan kunci kepada pembeli
Proses ini merupakan proses yang terakhir yang dilakukan oleh pihak JJSB apabila projek pembinaan perumahan sudah siap dibina dan boleh dijual dan diduduki oleh pembeli. Pada peringkat ini, penglibatan staf JJSB ialah Ketua Kerani iaitu Puan Maznah kerana beliau bertanggungjawab dalam memastikan proses melibatkan persuratan dan dokumentasi lengkap antara penjual iaitu JJSB sendiri dan pembeli adalah lengkap dan segala maklumat dicatat dan disimpan dalam simpanan sendiri oleh beliau.
Sekiranya berlaku masalah urusan antara pembeli dan JJSB, beliau akan bertanggungjawab menyediakan segala bentuk dokumen dan catatan yang dibuat semasa proses penyerahan kunci yang melibatkan perjanjian jualbeli, kepentingan syarikat yang merangkumi syarat-syarat pembayaran yang perlu dipatuhi oleh pembeli serta pelbagai proses yang berkenaan dengan rumah yang perlu dipatuhi sebagai bahan bukti untuk menjelaskan keadaan kepad pembeli disamping menjelaskan klausa yang berkenaan dengan urusan jual beli dengan pengguna. Pembeli juga terlibat sama dalam proses ini dan melibatkan sekali penglibatan juruteknik dimana juruteknik iaitu Encik Mohd Shahrin akan memastikan bahawa penyerahan pemilikan kosong kepada pembeli bersama dengan kunci rumah mereka dan pembeli akan dibekalkan dengan ‘Main Hole Cover’ , Peti Surat dan Tong Sampah. Pembeli juga perlu menandatangani surat akuterima kunci dan akan bertanggungjawab atas premis tersebut.
Kemudian Juruteknik iaitu Encik Mohd Shahrin akan melakukan proses Defect Liability Period atau dikenali sebagai proses yang dibuat oelh Juruteknik mengikut kepada kesesuain waktu dan keadaan semasa dan beliau telah diberikan tempoh sehingga 12 bulan bagi membaiki mana-mana kecacatan yang ada dan tempoh ini kadang-kadang boleh berlarutan sehingga 18 bulan kerana kadangkala melibatkan masalah antara konsultan iaitu pihak yang bertanggungjawab dalam bidang teknikal dan proses kerja projek. Dalam hal ini juga bukan sahaja JJSB malahan PKNP sendiri akan bertanggungjawab keatas sebarang kerosakan bagi satu jangkamasa yang telah dipersetujui dalam surat perjanjian kebiasaan tempoh 18 bulan daripada tarikh penyerahan kunci, PKNP juga akan bertanggungjawab dalam setiap kes aduan projek untuk jangkamasa 6 tahun sahaja. Sekiranya pembeli menghadapi apa-apa maslah sekiranya premis mereka menghadapi masalh, mereka memiliki jaminan daripada PKNP sehingga 6 tahun sahaja bermula daripada tarikh hari pertama pembeli menerima kunci daripada penjual iaitu JJSB sendiri.
8.0 LAD (Lequidated Acsertain Damages) atau Gantirugi Kelewatan Penyerahan Kunci Premis kepada pembeli.
Proses LAD boleh dikatakan proses khas yang pada pemerhatian saya kini merupakan proses yang sedang giat dijalankan. Proses ini merupakan proses yang dijalankan oleh setiap staf pada bahagian kerani dan kini staf yang dipertanggungjawabkan mengendalikan kes yang melibatkan proses LAD ialah Encik Mohd Hizad. Beliau merupakan kerani yang berpengalaman dalam mengendalikan kes yang melibatkan proses LAD ini.
Proses ini dibuat apabila premis yang dijual oleh JJSB yang sudahpun siap dibina dan diserahkan kepada pembeli namun akibat beberapa sebab yang mendorong pembeli menuntut kerugian dan proses ini dipanggil LAD. Saya telah difahamkan oleh Cik Rozaireen bahawa proses ini boleh menjadi mudah dan boleh menjadi rumit sekiranya pembeli tahu ataupun tidak kepentingan mereka. Kebanyakan masalah yang timbul ialah keadaan premis yang dijual samaada dalam bentuk kedai lot sederhana, rumah kos rendah dan pelbagai premis lain lagi ialah tarikh atau masa untuk siap 100 peratus adalah tidak tepat pada tarikh yang sepatutnya dan kadangkala tertangguhh sehingga bertahun. Hal ini telah meyebabkan ramai pembeli terpaksa menunggu lama dan mengikut klausa jual beli antara pemaju dan pembeli, pembeli mempunyai hak untuk menuntut kerugian diatas kelewatan yang berlaku.
Tuntutan ganti rugi ini juga dapat dilakukan melalui beberapa cara. Cara yang pertama ialah tuntutan pembeli keatas kelewatan melalui cara rundingan bersama. Melalui cara ini, pihak JJSB dan selalunya Encik Mohd Hizad dan En Rizal Bakri yang bertanggungjawab dalam berbincang bersama dengan pembeli menawarkan harga yang lebih rendah daripada tuntan asal pembeli. Melalui cara ini juga, pembeli telah dapat diyakinkan bahawa punca utam yang berlakunya kelewatan, dalam hal ini mereka terpaksa mencari idea dengan kreatif dalam memujuk pelanggan dalam bersetuju untuk menerima tawaran yang diberikan oleh JJSB. Dalam hal ini juga, mereka akan menerangkan sebab dan bukti mengapa berlakunya kelewatan menyiapkan premis yang telah dijual kepada pembeli antaranya kelewatan pihak arkitek, masalah barang lewat tiba ke tapak projek dan maslah pengangkutan serta pelbagai alas an lain yang bertujuan untuk menghasilkan rasa kasihan pembeli dan bersetuju untuk menerima tawaran yang diterima.
Dalam alasan tersebut kebiasaannya JJSB sendiri akan memujuk pembeli supaya bersetuju sahaja dengan tawaran yang ditawrkan kerana masa yang agak lama akan berlaku sekiranya pembeli tetap dengan keputusan untuk meminta harga tetap dan asal. Kebiasaannya pembeli akan bersetuju untuk menerima sahaja tawaran yang diberikan kerana tidak mahu menunggu lama akan duit yang akan diberikan oleh JJSB. Setelah pembeli bersetuju akan nilai yang diberikan oleh JJSB. Dalam hal ini, JJSB perlu membuat laporan dan catatan melalui fail yang disediakan khas bagi pembeli yang sudah menerima tuntutan agar tidak berlaku kesilapan pada masa akan datang.
Cara kedua pula kebiasaannya melibatkan tuntutan melalui tribunal. Dalam hal tribunal pula, ianya berlaku apabila pembeli sudah tidak lagi bersetuju dengan tawaran yang diberikan oleh JJSB maka kes tuntutan pembeli tersebut akn dibawa ke Mahkamah Tribunal bagi membincangkan kes dengan lebih terperinci. Dalam hal ini, kedua-dua pihak samaada pembeli dan penjual (JJSB) akan membentangkan alasan, ,hujah dan bukti yang digunakan untuk membela diri. Kebiasaannya dalam tuntutan tribunal ini banyak menggunakan khidmat peguam dan menurut Cik Rozaireen, kebanyakan peguam kini masih lagi mempunyai niat yang baik iaitu untuk membantu pembeli mendapatkan tuntutan dengan cara yang betul, namun beliau memberitahu saya bahawa terdapat seorang peguam iaitu Peguam Iskandar yang bertindak mengambil kesempatan diatas keadaan dengan menghasut pembeli lain agar menuntut bayaran kepada JJSB walaupun pada asalnya pembeli yang lain tidak berniat untuk memohon tuntutan dan apabila terdengar dan terpengaruh dengan pujukan Peguam Iskandar maka pembeli lain turut menuntut bayaran LAD daripada JJSB sendiri.
Hal ini dilihat lebih menguntungkan Peguam Iskandar sendiri kerana pembeli akan meggunakan khidmat beliau dan beliau juga akan mendapatkan keuntungan atas khidmat yang akan diberikan oleh beliau kepada pembeli walaupun kadangkala kes tuntutan yang dibuat oleh pembeli itu masih dalam proses, akibat manipulasi dan kepakaran dalam bidang guaman, Cik Rozaireen mendakwa bahawa peguam Iskandar bijak mencari duit dan tindakan peguam tersebut seolah-olah mencari kesempatan diatas kesusahan orang lain. Walaubagaimanapun dakwaan yang dibuat oleh Cik Rozaireen tersebut hanya sekadar dakwaan kerana bukti dan fakta yang kukuh tidak dapat beliau kemukakan sebagai rujukan saya dalam laporan ini.
Kes tuntutan tribunal bukan semuanya dibawa ke mahkamah untuk diselesaikan. Menurut Encik Hizad yang telah berpengalaman dalam bidang LAD ini, tuntutan pembeli yang melibatkan kepada tribunal kebanyakannya ada diselesaikan sendiri oleh pihak PKNP. Dalam kes ini, PKNP atau JJSB akan memilih dan melantik peguam sebagai wakil dan pembeli pula akan memilih peguam mereka sendiri, dan perbicangan akan berlangsung dan kata putus akan diterima dalam jangka masa yang lebih cepat berbanding kes tuntutan pembeli ke peringkat mahkamah. Dalam kajian kes ini, saya juga pernah melibatkan diri dalam mengikuti Cik Rozaireen ke Mahkamah Sesyen Batu Gajah untuk melihat sendiri bagaimana urusan dalam menagguhkan kes tuntutan pembeli diatas gantirugi kelewatan menyiapkan premis seprti yang dijanjikan bersama.
Dalam kes tersebut yang melibatkan kawasan Changkat Lada, Kledang dan Teluk Intan yang melibatkan beberapa pembeli yang tidak berpuashati terhadap kelewatan yang berlaku. Dalam keadaan tersebut, pihak JJSB meminta penangguhan bagi membayar tuntutan yang dikemukakan oleh pembeli dan memberikan alasan, fakta serta bukti menagapa perlukan penangguhan pembayaran. Dalam kes ini saya telah dapati bahawa penglibatan banyak pihak seperti perunding, pihak peguam JJSB dan pihak anak syarikat PKNP lain juga turut serta terutamanya Tenaga Danawa Sdn Bhd yang tujuan asal penubuhan syarikat tersebut adalah sama seperti penubuhan JJSB cuma penubuhan Tenaga Danawa adalah lebih awal daripada penubuhan JJSB dan tujuannya tidak lain untuk turut sama mensasarkan pembangunan ekonomi dan social di Perak.
Dalam erti kata lain, apabila berlaku sahaja masalah dalam anak syraikat di PKNP terutamanya di JJSB, anak syarikat lain yang berada dibawah pengelolaan Maju Perak Holding Bhd akan turut sama membantu menyelesaikan masalah dan penglibatan pihak lain juga akan dibuat sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan dengan segera. Dalam carta 4.0 dibawah menerangkan secara ringkas mengenai perjalanan LAD di JJSB.
Carta 4.0 : Susunatur perjalan carta organisasi syarikat JJSB dalam urusan LAD.
Dalam carta diatas, menerangkan dengan ringkas mengenai susunatur perjalanan syarikat JJSB dalam menjalankan proses LAD apabila pembeli menuntut gantirugi. Terdapat cara yang dilakukan oleh pembeli dalam menuntut gantirugi kepada JJSB. Cara yang pertama menunjukkan bahawa pembeli akan menelefon syarikat JJSB dan dalam hal ini JJSB akan meminta pembeli menulis surat tuntutan daripada pembeli. Apabila surat sudah diterima oleh JJSB maka dalam hal ini selalunya Encik Mohd Hizad akan dipertanggungjawabkan dalam membalas surat tuntutan pembeli tersebut. Beliau akan menyerahkan bahagian berkenaan penyediaan akaun pengiraan kepada Encik Mior Saifuddin dan pembantu beliau Puan Rahayu yang mana kedua-dua mereka yang dibawah penyeliaan Puan Saidatul Bai’sah iaitu Pengurus Kewangan JJSB akan membuat pengesahan semakan pengiraan dan apabila semakan pengiraan selesai dibuat, Puan Saidatul Bai’sah akan membuat meminitkan jumlah LAD yang benar-benar layak untuk diuruskan. Dalam keadaan ini, pengurus kewangan sendiri akan mengkaji sebab dan alasan yang dikemukakan oleh pembeli samaada tuntutan LAD yang dibuat munasabah dengan masalah premis yang dibeli oleh pembeli.
Setelah selesai proses meminitkan jumlah LAD yang layak, pembeli akan di telefon oleh JJSB untuk proses temujanji. JJSB akan menetapkan tarikh yang sesuai untuk proses temujanji dan JJSB akan menyerahkan hak kepada pembeli untuk memilih samaada proses diselesaikan dengan cara tribunal yang tidak melibatkan proses mahkamah atau dengan cara mahkamah untuk penyelesaian. Dalam keadaan ini, pihak JJSB akan memujuk pembeli dan berunding dengan terbuka agar memilih menyelesaikan kes dengan cara tribunal keran ia lebih cepat dan kos yang tidak mahal berbanding dengan cara mahkamah. Apabila sepakat telah dipersetujui bersama pembeli sama ada proses dijalankan dengan cara tribunal ataupun mahkamah, maka segala perjanjian tersebut akan direkodkan oleh JJSB
Apabila proses perbincangan tersebut sudah selesai direkodkan, maka proses perbicangan seterusnya akan berlaku yang melibatkan persetujuan jumlah pampasan, dan apabila pembeli setuju dengan jumlah yang telah dipersetjui bersama itu, pembeli akan menandatangani surat persetujuan dan memo akan dibuat dan diserahkan kepada Bahagian Kewangan. Bahagian Kewangan akan menyerahkan cek bayaran kepada pembeli dan proses terakhir ialah merekodkan cek telah diserahkan kepada pembeli.
Cara kedua pula menunjukkan bahawa pembeli akan terus berjumpa dengan wakil JJSB untuk tuntutan pembayaran tanpa perlu menelefon JJSB dan proses seterusnya sama seperti yang saya terangkan sebelum ini. Dan cara ketiga pula, pembeli akan menulis surat dan menghantar surat kepada JJSB dan proses seterusnya tetap sama seperti sebelum ini.
9.0 Penglibatan bahagian kewangan dalam JJSB
Secara logiknya, akan berlaku masalah dalam pentadbiran sekiranya sistem kewangan dalam keadaan yang tidak terurus. Jesteru, penglibatan bahagian kewangan dilihat sangat pentingdalam menentukan bajet dan modal yang benar-benar optimum yang dapat mengurangkan kos dan meminimakan kerugian kerana kerugian tidak dapat dielakkan oleh mana-mana syarikat sekalipun. Dalam hal ini, ,penglibatan staf dalam bidang kewangan ialah Puan Saidatul sebagai Pengurus Kewangan Pentadbiran dan Perjawatan Encik Mior Saifuddin sebagai Penolong Pengurus Kewangan dalam bahagian akaun dan Puan Rahayu pula berfungsi sebagai eksekutif akaun yang bertindak membantu Encik Mior Saifuddin.
Menurut perbincangan saya dengan Encik Mior, beliau telah memberikan lampiran kepada saya sebagai rujukan dalam prestasi kewangan syarikat dan kaitannya dengan projek di JJSB. Beliau telah memberikan saya penerangan secara terperici mengenai fungsi Bahagian Kewangan dengan projek yang dijalankan oleh JJSB. Mengikut beliau, sebelum memulakan mana-mana projek, penyediaan bajet perlu dilakukan. Dalam hal ini, pegawai yang banyak terlibat dalam pembangunan projek ialah Encik Megat Ghazali. Beliau bertanggungjawab dalam menyediakan bajet sebelum proses pembangunan projek diteruskan. Beliau akan meneliti dan merancang mana-mana jadual yang berkenaan bajet dan menyerahkan jadual bajet yang lengkap iaitu dalam bentuk ‘Forcast’ bagi mana-mana projek yang berjalan.
Laporan forcast tersebut kan dihantar kebahagian Lembaga Pengarah JJSB yang dipengerusikan oleh Ketua Pegawai Eksekutif PKNP Encik Abdul Aziz bin Subali bersama-sama dengan pegawai tadbir dan pengarah yang lain. Apabila Majlis Lembaga Pengarah sudah bersetuju dengan usul cadangan forcast yang dicadangkan maka pihak Bahagian Kewangan pula akan berperanan menyediakan laporan akaun yang menerangkan rancangan yang digunakan untuk merangka proses untuk meletakkan berapa anggaran yang diperlukan untuk jual premis dengan cadangan kos dan keuntungan yang bakal diperolehi kelak. Sebagai conyohnya dalamkes projek yang melibatkan pendapatan kesemua hasil jualan ialah RM 1 juta, dalam perancangan bajaet akan menerangkan mengenai proses yang perlu dilakukan untuk menolak khidmat arkitek, kos pembinaan, kos tanah dan pelbagai lagi proses pembangunan projek dan setelah kesemua kos di tolak maka hasil yang diterim tersebutlah baru dikatakan pendapatan bersih yang diterima oleh JJSB.
Dalam sistem pembayaran kos dan modal permulaan pula ialah pembayaran yang dibuat dalam sesuatu projek perlulah terlebih dahulu untuk mendapatkan pengiktirafan daripada arkitek. Arkitek akan meletakkan peruntukan yang betul dan sesuai dengan proses projek. Sebagi contohnya dalam kes cara pembayaran yang diterima oelh JJSB, apabila premis telah dijual kepada pembeli contohnya dalam nilai RM 100000, walaupun pembeli tidak lagi membayar keseluruhan wang, tetapi dalam laporan kewangan menunjukkan bahawa JJSB sudah menerima hasil dan direkodkan kedalam laporan. Dengan car ini juga, rekod dan prestasi kewangan dan bajet JJSB dapat di pertingkatkatkan dan menaikkan nama JJSB sebagai antara anak syarikat PKNP yang banyak menerima hasil daripada jualam projek.
Selain menerima hasil jualan melalui pembayaran daripada pembeli, bayaran yang diterima juga akan disalurkan kepada pihak lain yang bekerjasama dalam membantu membangunkan projek JJSB. Sebagai contohnya bayaran kepada pihak kontraktor yang kebiasannya dalam bentuk bayaran cek, dan apabila cek sudah diberikan kepada kontraktor maka cek yang diserahkan akan direkodkan dalam bentuk kod untuk rujukan JJSB kelak. Dalam hal ini, bentuk rekod adalah dalam bentuk rekod kos jualan yang turut dikenali sebagai ‘cost of sale’ . Pihak kontraktor akan dibayar oleh JJSB dalam betuk peratusan projek yang sudah siap untuk dibina. Contohnya dalam projek terbaru JJSB di kawasan Kledang Jaya, Ipoh, projek yang melibatkan pembinaan Rumah Kedai Kledang Jaya 4 dengan keluasan ekar yang dijual ialah 10 ekar, yang telah siap sebanyak 70 % hanya akan dibayar sehingga siap 70 % sahaja dan bakinya akan dijelaskan oleh JJSB apabila siap 100 % kelak.
Menurut Encik Mior Saifuddin lagi, beliau telah menjelaskan bahawa pada tahun ini terdapat 12 projek yang sedang dibina oleh JJSB kini iaitu, projek Rumah Kedai Kledang Jaya 4, Kedai Rakyat Kampung Tengku Hussein, Kampung Tersusun Changkat Tin, Rumah Kedai Seberang Perak, Sunagi Fas II Plot yang kedua, Ampang Ipoh, Ampanng (KAD), Lot 97507 Ulu Kinta, Papan Iklan (atas tanah ampang), Chenderong Balai (rumah teres1 tingkat), bidor lot 9396 Fasa 1 dan kedai tapah road dimana kos pembinaan semua 12 projek tersebut bernilai RM 3,465,596 dan pendapatan yang diterima ialah RM 5,780,116 iaitu keuntungan sebanyak RM 2,314,520. Walaubagaimanapun, keuntungan tersebut bukanlah keuntungan bersih yang diterima oleh JJSB kerana ia perlu ditolak dengan bayaran kepada pihak M&E, C&S dan Arkitek yang dilantik seperti yang telah saya terangkan sebelum ini.
10.0 Kesimpulan
Berdasarkan kepada penerangan yang telah saya jelaskan sebelum ini, jelas menunjukkan bahawa peranan yang dijalankan oleh JJSB di bawah arahan PKNP untuk memajukan kawasan projek pembangunan haruslah dipuji dan diteruskan kerana matlamat asal pembangunan strukur bangunan yang terdiri daripada premis perniagaan lot kedai rendah dan sederhana selain daripada projek pembangunan rumah kos rendah dan sederhana adalah untuk membantu bumiputera dalam bidang perniagaan. Walaupun menerima tawaran yang tinggi untuk dibeli oleh kaum bukan bumiputera, namun matlamat membantu bumiputera dan premis tersebut hanyalah untuk kegunaan bumiputera sahaja. Hal ini perlu diteruskan oleh PKNP dan JJSB kerana ia bukan sahaja dilihat sebagai projek amal tetapi dapat membantu pembangunan masyarakat amnya daripada golongan bumiputera sendiri.
Rujukan
1. Jua Juara Sdn Bhd, Budget 2008 Project Recognition (Revised)
2. Jua Juara Sdn Bhd, Memorandum: Sasaran Kerja 2007 Warga JJSB
laporan aku macam ni laa
Post a Comment